Medewerker Directiesecretariaat, 36 uur per week

Diergaarde Blijdorp is met circa 1,5 miljoen bezoekers per jaar één van de best bezochte attracties van Nederland. Wij zetten ons in voor behoud en herstel van biodiversiteit en willen zo veel mogelijk bezoekers inspireren om ook de natuur te beschermen. Blijdorp werkt aan deze missie door de coördinatie van populatiemanagementprogramma’s voor het behoud van diersoorten, het doen van wetenschappelijk onderzoek, het verzorgen van educatie en samenwerking met en ondersteuning van natuurbehoudsorganisaties wereldwijd. Ter ondersteuning van het directiesecretariaat zoeken wij een veelzijdige:

Medewerker Directiesecretariaat

36 uur per week

In de rol van Medewerker Directiesecretariaat ben je samen met de Bestuursondersteuner dé steun en toeverlaat van onze Directeur en het management team. Samen met je collega ontzorg je de Directeur in zijn dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat hij zich kan focussen op de bestuurlijke taken. Van Timemanagement, agendabeheer en notuleren tijdens overleggen tot het voorbereiden van alle relevante stukken en correspondentie. Je weet wat er binnen de organisatie speelt, je hebt een ondersteunende rol intern voor het directie en management team  en onderhoudt contacten met externe relaties. Op administratief en secretarieel gebied ben je mede verantwoordelijk voor het voorbereiden, het beheer en de borging van diverse directiestukken. Zo sta jij in contact met de MT leden en regel jij op verzoek informatie, rapportages en documenten die zij nodig hebben om de werkzaamheden uit te voeren.

Wat ga je doen in deze rol?

• Je bereidt brieven, e-mails, correspondentie en presentaties voor (in de Nederlandse en incidenteel in de Engelse taal);
• Je zorgt voor een schoon en opgeruimd kantoor en ontvangt gasten en verwijst deze door daar waar nodig;
• Je verzamelt en screent binnenkomende informatie en vertaalt dit in prioriteiten, waardoor bijgedragen wordt aan een goed verloop van de dag/week van de Directeur-bestuurder;
• Je plant en bereidt diverse overleggen (met o.a. de Raad van Toezicht) en bijeenkomsten voor en bewaakt deadlines van gemaakte afspraken;
• Je notuleert diverse bijeenkomsten en zorgt ervoor dat de hieruit voortkomende actiepunten worden gerealiseerd door de Directeur-bestuurder en/of het management;
• Je houdt je bezig met het beheren en up to date houden van het directiearchief waarin alle besluiten en relevante documenten (zoals de Koninklijke status van de Diergaarde en KvK status) worden beheerd;
• Je beheert de directiemailbox en –telefoon en zorgt ervoor dat alle correspondentie correct en tijdig verwerkt wordt;
• Het openen, doornemen, afhandelen en doorsturen van alle binnenkomende post binnen de Diergaarde, alsmede digitale correspondentie voor het directiesecretariaat valt onder jouw verantwoording;
• Je begeleidt het proces van ondertekening en vastlegging van de contracten en verstrekte opdrachten aan leveranciers;
• Je signaleert proactief en ondersteunt bij het proces van verlengingen;
• Je beantwoordt vragen van collega’s en leveranciers als het gaat om opdrachten en contracten;
• Je signaleert afwijkingen en bespreekt deze met de Business Controller;
• Verder voer je alle voorkomende werkzaamheden uit ter ondersteuning van het directiesecretariaat.

Wat verwachten wij van jou?

Je staat stevig in je schoenen, bent assertief, je kunt snel schakelen en je barst van de energie! Ad hoc werkzaamheden geven jou een adrenalinekick. Je bent organisatiesensitief, professioneel en zakelijk in jouw communicatie. In deze functie is een zeer hoge mate van integriteit verreist. Je heb ruime ervaring met het omgaan van vertrouwelijke informatie. Daarnaast ben je proactief, en werk je gestructureerd en secuur. Je brengt een positieve en gezellige energie met je mee! Je beschikt over afgeronde MBO niveau 4 opleiding en minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie. Daarnaast zijn jouw Nederlandse en Engelse taalvaardigheden zowel mondeling als schriftelijk uitstekend.

Wij bieden...

Een uitdagende baan in een unieke omgeving. Het betreft eerst een jaarcontract, met uitzicht op een vast dienstverband. We bieden arbeidsvoorwaarden op basis van de Dierentuin-cao, een salarisindeling afhankelijk van opleiding en ervaring in schaal VI (€ 2.198,01 -  € 2.663,34 bruto per maand op basis van 36 uur per week), ABP pensioen, 22,5 vakantiedagen per jaar, aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering en collectiviteitskorting bij zorgverzekeraar CZ. Daarnaast ontvang je vele medewerkersvoordelen zoals gratis toegang tot onze mooie dierentuin en de mogelijkheid tot voordelige toegang tot andere dierenparken. Bovendien heb je profijt van aantrekkelijke kortingen in onze restaurants en Zoovenir-winkel.

Over Diergaarde Blijdorp

Diergaarde Blijdorp bevindt zich in een ontwikkelingsfase om de ambities vanuit haar Masterplan 2030 waar te maken. Dit doen we samen met 170 medewerkers, 300 vrijwilligers en vele seizoensmedewerkers. We streven naar een vooraanstaande positie op het gebied van natuurbehoud en dierenwelzijn in 2030. Meer weten? Lees het Masterplan 2030 hier!

Meer weten?

Neem contact op met Jacqueline van der Kolk (Bestuursondersteuner) via j.vanderkolk@diergaardeblijdorp.nl.

Solliciteren?

Wij nodigen je van harte uit om te reageren op deze vacature! Solliciteer vóór woensdag 19 mei. Heb je het idee nog niet aan alle criteria te voldoen maar is je interesse wel gewekt? Ook dan ontvangen we graag jouw sollicitatie inclusief motivatie!

Vacature delen? Graag!